Управління та безпека: відмінності між версіями
Вилучено вміст Додано вміст
Немає опису редагування |
|||
Рядок 40:
===Система можливостей===
====Документоведення та метадані====
На базі систематики можливі розробка методичних питань уніфікації та стандартизації документів, визначення доцільних меж цієї діяльності. Розглядаючи Державну систему документації як єдине ціле, робиться припущення, що вона входить в іншу, більш високого рангу, і сама у свою чергу поділяється на ряд непересічних підсистем. Атомом системи є окрема документальна форма.
Специфіка документаційної системи залежить від тієї функції, яку вона обслуговує. Історично системи формувалися наступним чином: за необхідності можна прослідкувати відокремлення фінансової, статистичної, військової й інших систем. Таким чином, можна розглядати ієрархію категорій у документаційній системі:
* тип;
** клас;
*** група;
**** вид;
***** різновид.
Основною категорією документної систематики є вид як реально існуюча система. Традиційне документоведення базується на номіналістській концепції виду, тобто на виділенні системи виходячи з чинника номіналу (назви). Майже у всіх випадках видами називаються "протоколи", "накази", "звіти", "акти" тощо.
Оскільки вид - це реально існуючий об'єкт, стрижень усієї системи, то повинен реально існувати й "план" чи "журнал". Однак не існує ні абстрактного "плану", ні "протоколу", більше того, вони не вкладаються в одну систему. Наприклад, як об'єднати "план дипломної роботи", "план містобудування", "план роботи відділу на 2022 рік"? Як об'єднати "протокол засідання комісії" та "протокол задержання порушника"?
Номінал є реквізитом документа, який склався історично, який не відбиває, як правило, зміст документа, але дає уявлення про характер даних. Наприклад, довідка - виклад фактів, наказ - примус до виконання чого-небудь, журнал - щоденний запис яких-небудь відомостей тощо.
Заслуговують уваги й порівняно нові документальні форми: "Звіт про науково-дослідницьку роботу" (не просто "звіт"), "Структура й штатна чисельність", "Відвантажувальна специфікація" тощо. Це все реально існуючі види, які характеризуються єдністю номіналу, що склався історично, та функціонального призначення.
Таким чином, вид - об'єктивно існуюча підмножина документів, яка характеризується єдністю функції у соціальному середовищі. Усі інші категорії у документній систематиці являють собою дроблення видів.
Тип - перший ступінь ділення документації, що створюється. Доцільним є поділ документів на два типи: офіційні й особисті документи. За основу ділення документів на типи береться чинник походження, який відбиває цільове призначення, авторство й обставини появи. Офіціні документи - документи, які обслуговують задачі службового чи суспільного характеру. Це документи усіх установ, організацій та підприємств, письма громади до державних й суспільних організацій, документи типу паспорту, трудової книги, свідоцтва різного роду, іншими словами, усі документи, які створюються організаціями й призначені для користування ними.
Кожний тип документів ділиться на класи. Розгляньмо тип "Офіційні документи". Згідно до обраного функціонального чинника виділення систем, який базується на специфіці цілей, задач, характеру діяльності, тип ділиться на класи у відповідності із найважливішими формами людської діяльності: наука - теоретичне пізнання закономірностей природи й суспільства; техніка - засоби та досвід перетворення природи; виробництво - процес створення матерыальних благ; управління - спосіб взаємопов'язувати цілеспрямовані практичні дії для вирішення задач. Таким чином, у цьому випадку можна виділити чотири класи:
** наукові документи;
** проектно-конструкторські документи (технічні);
** виробничі документи (технологічні);
** управлінські документи.
Кожний клас ділиться на групи за чинником функції, яку вони обслуговують.
*** Наукова документація - система документів, які фіксують хід та результати наукових досліджень у різних галузях науки. Вона ділиться на групи: первинні документи, підсумкові (аналітичні) наукові документи, комунікаційні наукові документи (рецензія).
*** Технічна документація - система документів, які визначають загальний вид, техніко-економічні показники, конструкцію та усі необхідні відомості для виготовлення виробу, будівництва чи реконструкції об'єктів. Технічну документацію ділять на групи за способом фікації даних: графічна технічна документація та текстова технічна документація. Ця формальна відмінність відбиває різність виконуваних ними функцій та цілей.
*** Технологічна документація - система документів, у якій визначається процес виробництва промислової продукції або процес спорудження об'єктів капітального будівництва. Технологічна документація може ділитися на такі групи документів, що до неї входять: маршрутна карта, карта ескізів, технологічна інструкція тощо.
*** Управлінська документація має дуже багато форм й різноманітну соціально-політичну значущість. Сюди входить документація, призначена для організації діяльності окремих людей й колективів у різних суспільних галузях. Ділення документів на групи доцільно проводити за чинником специфіки функції, виконуваної колективами, що виражається у специфіці документів. Складність полягає у виявленні цієї специфіки.
Картографічну, метеорологічну, геологічну, геодезичну можна розглядати як підкласи наукової документації, які будуть ділитися на групи: первинна, підсумкова, комунікаційна.
| |||